นโยบายความขัดแย้งทางผลประโยชน์
1. การแนะนำ
นโยบายความขัดแย้งทางผลประโยชน์ (ต่อไปนี้เรียกว่า “นโยบาย”) จัดทำขึ้นให้กับคุณ (ลูกค้าของเราหรือผู้ที่มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า) และมีข้อมูลที่ IUX Markets (MU) LTD กำลังมองหาการอนุญาตจากคณะกรรมการบริการทางการเงินแห่งมอริเชียส (ต่อไปนี้เรียกว่า “บริษัท”) ระบุ จัดการ บรรเทา และเปิดเผยความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างความสัมพันธ์ทางธุรกิจนี้ตามความเหมาะสม
บริษัทมุ่งมั่นที่จะดำเนินการด้วยความซื่อสัตย์ ยุติธรรม และเป็นมืออาชีพ และเพื่อผลประโยชน์สูงสุดของลูกค้า และปฏิบัติตามโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับหลักการที่กำหนดไว้ในกฎหมายข้างต้น และ/หรือกฎหมายและ/หรือข้อบังคับอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เมื่อให้บริการด้านการลงทุนและบริการเสริมที่เกี่ยวข้องกับบริการด้านการลงทุนดังกล่าว
2. ขอบเขต
วัตถุประสงค์ของเอกสารนี้คือเพื่อกำหนดแนวทางของบริษัทในการระบุและจัดการความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกิจกรรมทางธุรกิจตามปกติ นอกจากนี้ เอกสารนี้ยังระบุถึงสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
นโยบายนี้ใช้กับกรรมการ พนักงาน บุคคลใดๆ ที่เชื่อมโยงโดยตรงหรือโดยอ้อมกับบริษัท (ต่อไปนี้เรียกว่า “บุคคลที่เกี่ยวข้อง”) และอ้างถึงปฏิสัมพันธ์ทั้งหมดกับลูกค้าทั้งหมด
3. การระบุทั่วไปของความขัดแย้งทางผลประโยชน์
3.1 หลักการทั่วไป
เมื่อบริษัทตกลง/ทำธุรกรรมกับหรือในนามของลูกค้า บริษัท (หรือบริษัทร่วมหรือบุคคลอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับบริษัท) อาจมีผลประโยชน์ ความสัมพันธ์ หรือการจัดการที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง หรือขัดแย้งกับผลประโยชน์ของลูกค้า บริษัทระบุและเปิดเผยสถานการณ์และสถานการณ์ต่างๆ ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และอาจส่งผลเสียต่อผลประโยชน์ของลูกค้าตั้งแต่หนึ่งรายขึ้นไป แต่ไม่จำเป็น
บริษัทจะดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมทั้งหมดเพื่อระบุสถานการณ์ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ระหว่างบริษัทกับบุคคลที่เกี่ยวข้อง บริษัทและลูกค้า หรือระหว่างลูกค้าในระหว่างการให้บริการด้านการลงทุน
นโยบายของบริษัทโดยทั่วไป:
- ระบุสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สำคัญต่อความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้า
- ระบุกลไกและระบบที่เหมาะสมในการจัดการความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น
- ดูแลรักษาระบบที่ออกแบบมาเพื่อป้องกันความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้าของเราผ่านความขัดแย้งที่ระบุ
ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบหากเกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์อาจเป็นบริษัท พนักงาน หรือลูกค้าของบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งความขัดแย้งทางผลประโยชน์อาจเกิดขึ้นระหว่างบุคคลต่อไปนี้:
- ระหว่างลูกค้าและบริษัท
- ระหว่างลูกค้าสองรายของบริษัท
- ระหว่างบริษัทและพนักงาน
- ระหว่างลูกค้าของบริษัทกับพนักงาน/ผู้จัดการของบริษัท
- ระหว่างหน่วยงานของบริษัท
3.2 หลักเกณฑ์และพฤติการณ์
เพื่อวัตถุประสงค์ในการระบุประเภทของความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นในขณะที่ให้การลงทุนและบริการเสริมซึ่งอาจสร้างความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้า บริษัทจะคำนึงถึงไม่ว่าบริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง อยู่ในสถานการณ์ใด ๆ ต่อไปนี้ไม่ว่าจะเป็นผลจากการให้บริการด้านการลงทุนหรือกิจกรรมการลงทุนหรืออย่างอื่น:
- a) บริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องมีแนวโน้มที่จะสร้างผลกำไรทางการเงินหรือหลีกเลี่ยงการสูญเสียทางการเงินโดยเป็นค่าใช้จ่ายของลูกค้า
- b) บริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องได้รับหรือจะได้รับสิ่งจูงใจจากบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ลูกค้าเกี่ยวกับการให้บริการแก่ลูกค้า ในรูปแบบของเงิน สินค้า หรือบริการ นอกเหนือจากค่าคอมมิชชันมาตรฐานหรือค่าธรรมเนียมสำหรับบริการนั้น
- c) บริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องมีความสนใจในผลลัพธ์ของการบริการที่มอบให้กับลูกค้าหรือธุรกรรมที่ดำเนินการให้กับลูกค้า ซึ่งแตกต่างจากความสนใจของลูกค้าในผลลัพธ์นั้น
- d) บริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องมีแรงจูงใจทางการเงินหรือสิ่งจูงใจอื่น ๆ เพื่อผลประโยชน์ของลูกค้ารายอื่นหรือกลุ่มลูกค้ามากกว่าผลประโยชน์ของลูกค้า
- e) บริษัทหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องดำเนินธุรกิจเดียวกันกับลูกค้า
3.3 รายการสถานการณ์ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่ไม่สิ้นสุด
แม้ว่าจะไม่สามารถกำหนดอย่างแม่นยำหรือสร้างรายการความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำหรือครบถ้วนตามลักษณะ ขนาด และความซับซ้อนของธุรกิจของบริษัทในปัจจุบัน รายการต่อไปนี้รวมถึงสถานการณ์ที่ก่อให้เกิดหรืออาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สำคัญต่อความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้าตั้งแต่หนึ่งรายขึ้นไปอันเป็นผลมาจากการให้บริการด้านการลงทุน:
- a) การใช้ข้อมูลที่เป็นความลับที่ได้รับจากแผนกต่างๆ ของบริษัทที่เป็นไปได้
- b) ค่าตอบแทนของ ผู้ให้บริการ โดยลูกค้าผ่านทาง นายหน้า โดยที่ผลประโยชน์ของลูกค้าขัดแย้งกับผลประโยชน์ของผู้ให้บริการ
ผู้ให้บริการคือหน่วยงาน องค์กร หรือบุคคลที่จัดหาสินค้า บริการ หรือผลิตภัณฑ์ทางการเงินที่เฉพาะเจาะจงแก่ลูกค้า พวกเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการตอบสนองความต้องการของลูกค้าตามที่ระบุไว้ในข้อตกลงตามสัญญาหรือความเข้าใจที่ไม่เป็นทางการ
โบรกเกอร์เป็นตัวกลางที่อำนวยความสะดวกในการทำธุรกรรมระหว่างสองฝ่ายขึ้นไป โดยทั่วไประหว่างลูกค้าและผู้ให้บริการ บทบาทของพวกเขาคือการเจรจาหรือจัดทำสัญญาหรือข้อตกลงเพื่อแลกกับค่าธรรมเนียมหรือค่าคอมมิชชั่น โบรกเกอร์ทำหน้าที่เป็นตัวกลางเพื่อให้แน่ใจว่าผลประโยชน์ของทั้งลูกค้าและผู้ให้บริการมีความสอดคล้องกัน แม้ว่าความขัดแย้งทางผลประโยชน์อาจเกิดขึ้นได้ขึ้นอยู่กับวิธีการออกแบบโครงสร้างค่าตอบแทน
- c) บริษัทอาจมีความสนใจในการเพิ่มปริมาณการซื้อขายสูงสุดเพื่อเพิ่มรายได้ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งไม่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ส่วนตัวของลูกค้าในการลดต้นทุนการทำธุรกรรม
- d) บริษัทอาจให้บริการอื่น ๆ แก่ผู้ร่วมงานหรือลูกค้ารายอื่น ๆ ของบริษัทที่อาจมีผลประโยชน์ในเครื่องมือทางการเงินหรือสินทรัพย์อ้างอิงซึ่งมีความขัดแย้งหรือแข่งขันกับผลประโยชน์ของลูกค้า
- e) บริษัทอาจจับคู่คำสั่งซื้อของลูกค้ากับคำสั่งซื้อของลูกค้ารายอื่นโดยดำเนินการในนามของลูกค้ารายอื่นเช่นเดียวกับในนามของลูกค้า
ลูกค้ายินยอมและอนุญาตให้บริษัทจัดการหรือเพื่อลูกค้าในลักษณะใดๆ ที่บริษัทเห็นว่าเหมาะสม โดยไม่คำนึงถึงความขัดแย้งทางผลประโยชน์หรือการมีอยู่ของผลประโยชน์ที่สำคัญใดๆ ในการทำธุรกรรม โดยไม่ต้องอ้างอิงถึงลูกค้าล่วงหน้า พนักงานของบริษัทจะต้องปฏิบัติตามนโยบายความเป็นอิสระและเพิกเฉยต่อผลประโยชน์ที่เป็นสาระสำคัญหรือความขัดแย้งทางผลประโยชน์ในขณะที่เสนอบริการแก่ลูกค้า
3.4 ธุรกรรมส่วนตัวของพนักงาน
พนักงานทุกคนของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่บริษัทได้รับอนุญาตให้จัดให้มีจะต้องตระหนักถึงข้อจำกัดในการทำธุรกรรมส่วนบุคคลตามรายละเอียดด้านล่าง ส่วนนี้ยังรวมถึงธุรกรรมส่วนบุคคลที่อาจดำเนินการโดยบุคคลที่ถูกจ้างโดยบริษัทที่ดำเนินกิจกรรมภายนอกให้กับบริษัท ถ้ามี ในกรณีที่มีการทำธุรกรรมส่วนบุคคลที่ต้องห้ามจะต้องแจ้งให้บริษัททราบทันที
พนักงานของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการด้านการลงทุนหรือกิจกรรมอื่น ๆ จะต้องไม่ทำธุรกรรมส่วนบุคคลที่จะก่อให้เกิดสิ่งต่อไปนี้:
- การใช้ในทางที่ผิดหรือก่อให้เกิดการเปิดเผยข้อมูลที่เป็นความลับอย่างไม่เหมาะสม
- เข้าทำธุรกรรมที่อาจขัดต่อภาระผูกพันใดๆ ของบริษัทหรือพนักงานตามที่กฎหมายกำหนด
ในกรณีที่พนักงานสัมผัสกับข้อมูลที่ไม่ได้เปิดเผยต่อสาธารณะแก่ลูกค้าหรือไม่สามารถอนุมานได้จากข้อมูลที่มีอยู่ พนักงานจะต้องไม่กระทำหรือทำธุรกรรมส่วนตัวหรือค้าขายในการดำเนินการตามคำสั่งของลูกค้าที่ไม่พึงประสงค์ ในนามของบุคคลอื่น รวมถึงบริษัท
พนักงานควรงดเว้นการเปิดเผยความคิดเห็นใดๆ นอกเหนือจากการดำเนินธุรกิจปกติ หากบุคคลที่ได้รับความเห็นมีแนวโน้มที่จะเข้าทำธุรกรรมที่ขัดต่อข้างต้น พนักงานไม่ควรให้คำแนะนำหรือให้ข้อมูลใดๆ แก่บุคคลอื่น นอกเหนือจากในการปฏิบัติงานที่เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากชัดเจนว่าผู้ที่ได้รับข้อมูลดังกล่าวจะแนะนำบุคคลอื่นที่อาจได้มาหรือจำหน่ายเครื่องมือทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น
คำสั่งของลูกค้าใดๆ ที่ส่งต่อไปยังพนักงานของบริษัทจะต้องไม่เปิดเผยต่อบุคคลอื่น พนักงานของบริษัทที่มีความรู้เกี่ยวกับคำสั่งซื้อของลูกค้าจะต้องไม่ทำธุรกรรมส่วนตัวที่เหมือนกับคำสั่งซื้อของลูกค้า หากจะทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์
4. การจัดการความขัดแย้งทางผลประโยชน์
4.1 ความเป็นอิสระ
บริษัทได้ดำเนินมาตรการต่อไปนี้เพื่อให้มั่นใจว่ามีระดับความเป็นอิสระที่เหมาะสม (รายการด้านล่างนี้ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุมทั้งหมด):
- a) บริษัทดำเนินการติดตามตรวจสอบกิจกรรมทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้แน่ใจว่ามีการควบคุมภายในที่เหมาะสม
- b) บริษัทมีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการป้องกันหรือควบคุมการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องซึ่งมีความเสี่ยงต่อความขัดแย้งทางผลประโยชน์ กรณีที่การแลกเปลี่ยนข้อมูลนั้นอาจก่อให้เกิดผลเสียต่อผลประโยชน์ของลูกค้ารายหนึ่งหรือมากกว่า
- c) การกำกับดูแลบุคคลที่เกี่ยวข้องแยกจากกัน โดยเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่หลักในการให้บริการลูกค้าที่มีผลประโยชน์ขัดแย้งกัน หรือบุคคลที่เป็นตัวแทนของผลประโยชน์ที่แตกต่างกันซึ่งอาจเกิดความขัดแย้ง รวมถึงผลประโยชน์ของบริษัทด้วย
- d) มาตรการป้องกันหรือจำกัดการใช้อิทธิพลที่ไม่เหมาะสมจากบุคคลอื่นในการดำเนินงานด้านการลงทุนของบุคคลที่เกี่ยวข้อง
- e) มาตรการป้องกันหรือควบคุมการมีส่วนร่วมของบุคคลที่เกี่ยวข้องในการให้บริการด้านการลงทุนที่แยกออกจากกัน ซึ่งการมีส่วนร่วมดังกล่าวอาจส่งผลกระทบต่อการบริหารความขัดแย้งทางผลประโยชน์อย่างเหมาะสม
- f) นโยบายที่ออกแบบมาเพื่อลดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เกิดจากการให้หรือรับค่าตอบแทนหรือสิ่งจูงใจ
- g) มาตรการป้องกันข้อมูลสำคัญภายในองค์กร (Chinese walls) เพื่อจำกัดการไหลเวียนของข้อมูลที่เป็นความลับและข้อมูลภายใน รวมถึงการแยกแผนกทางกายภาพ
- h) ขั้นตอนการกำกับดูแลการเข้าถึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
- i) การแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบเพื่อป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น หากบุคคลคนเดียวกันดำเนินงานหลายบทบาท
- j) กฎระเบียบเกี่ยวกับการซื้อขายหลักทรัพย์ของบุคคลภายใน (Personal Account Dealing) ที่บังคับใช้กับบุคคลที่เกี่ยวข้องในเรื่องการลงทุนของตนเอง
- k) การจัดตั้งฝ่ายกำกับดูแล (Compliance Department) เพื่อทำหน้าที่ตรวจสอบและรายงานการดำเนินการข้างต้นต่อคณะกรรมการบริษัท
- l) การห้ามพนักงานและเจ้าหน้าที่ของบริษัทมีผลประโยชน์ทางธุรกิจภายนอกที่ขัดแย้งกับผลประโยชน์ของบริษัท เว้นแต่จะได้รับการอนุมัติล่วงหน้าจากคณะกรรมการบริษัท
- m) การแต่งตั้งผู้ตรวจสอบภายใน (Internal Auditor) เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรักษาระบบและมาตรการควบคุมที่เหมาะสม และรายงานต่อคณะกรรมการบริษัท
- n) การกำหนดหลักการ “สี่ตา” (Four-eyes principle) ในการกำกับดูแลกิจกรรมของบริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานมีความรอบคอบและโปร่งใส
- o) นโยบายที่ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อขายของลูกค้าจะถูกดำเนินการในเงื่อนไขที่เป็นประโยชน์ต่อลูกค้า
4.2. การระบุความขัดแย้งทางผลประโยชน์โดยเฉพาะและมาตรการสำหรับฝ่ายบริหาร
บริษัทดำเนินการวิเคราะห์เชิงลึกเกี่ยวกับธุรกิจและการจัดการองค์กรอย่างต่อเนื่อง รวมถึงการจัดการที่ดีที่สุด แนวทางปฏิบัติในการจูงใจ แนวทางปฏิบัติในการจ่ายค่าตอบแทน และการวิจัยการลงทุน/ขั้นตอนการสื่อสารการตลาด เพื่อให้มั่นใจว่าสถานการณ์ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดจะถูกระบุโดยไม่คำนึงถึงสาระสำคัญ
4.3 การเปิดเผยความขัดแย้งทางผลประโยชน์
บริษัทจะต้องพิจารณาอย่างเพียงพอว่าจะจัดการความขัดแย้งทางผลประโยชน์อย่างไรก่อนที่จะเปิดเผยข้อมูล นี่จะเป็นทางเลือกสุดท้ายหลังจากได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่เหมาะสมทั้งหมดแล้ว
เมื่อมาตรการที่บริษัทใช้ในการจัดการความขัดแย้งทางผลประโยชน์ไม่เพียงพอที่จะรับประกันด้วยความเชื่อมั่นที่สมเหตุสมผลว่าความเสี่ยงของความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้าจะถูกป้องกัน บริษัทจะดำเนินการเปิดเผยความขัดแย้งทางผลประโยชน์ให้กับลูกค้า ก่อนที่จะดำเนินธุรกรรมหรือก่อนที่จะให้การลงทุนหรือบริการเสริมแก่ลูกค้า บริษัทจะต้องเปิดเผยผลประโยชน์ทับซ้อนที่เกิดขึ้นจริงหรือที่อาจเกิดขึ้นแก่ลูกค้า การเปิดเผยข้อมูลจะดำเนินการในเวลาที่เพียงพอและในลักษณะที่คงทน และจะต้องมีรายละเอียดเพียงพอ โดยคำนึงถึงธรรมชาติของลูกค้า เพื่อให้เขาสามารถตัดสินใจโดยมีข้อมูลรอบด้านเกี่ยวกับการลงทุนหรือบริการเสริมในบริบทที่อาจเกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ได้
ลูกค้าจะได้รับโอกาสในการตัดสินใจว่าจะสานต่อความสัมพันธ์กับบริษัทต่อไปหรือไม่ เนื่องจากข้อขัดแย้งถูกเปิดเผย โดยไม่ถูกห้ามโดยไม่มีเหตุผลในการดำเนินการดังกล่าว
4.4 การเก็บบันทึก
บริษัทจะเก็บและปรับปรุงบันทึกประเภทของการลงทุนและบริการเสริมอย่างสม่ำเสมอ หรือกิจกรรมการลงทุนที่ดำเนินการโดยหรือในนามของบริษัท ซึ่งความขัดแย้งทางผลประโยชน์ก่อให้เกิดความเสี่ยงที่สำคัญต่อความเสียหายต่อผลประโยชน์ของลูกค้าตั้งแต่หนึ่งรายขึ้นไป หรือในกรณีของบริการหรือกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่ อาจเกิดขึ้นได้ เอกสารต่อไปนี้จะต้องได้รับการเก็บรักษาเป็นเวลาเจ็ด (7) ปี
- นโยบายฉบับนี้ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงหรือรูปแบบการใช้งานที่แตกต่างกันหากมีการกำหนด
- บันทึกความขัดแย้ง (Conflicts Log) และแผนผังการระบุและบริหารความขัดแย้ง (Conflicts Identification and Management Map)
- กฎระเบียบ ขั้นตอน และกระบวนการที่เกี่ยวข้อง
- เอกสารฝึกอบรมและบันทึกการฝึกอบรม
- แบบฟอร์มแจ้งความขัดแย้งทางผลประโยชน์ (Conflicts of Interest Notification Forms)
- รายละเอียดเกี่ยวกับงานตรวจสอบที่ดำเนินการ รวมถึงการตัดสินใจใดๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารความขัดแย้งทางผลประโยชน์
- เอกสารอื่นๆ ที่ใช้เพื่อแสดงให้เห็นถึงแนวทางในการบริหารความขัดแย้งทางผลประโยชน์
4.5 การบังคับใช้และการทบทวนนโยบาย
เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบของบริษัทมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดสรรความรับผิดชอบอย่างชัดเจนและการมอบหมายอำนาจให้กับบุคคลที่รับผิดชอบเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องตระหนักถึงการมีส่วนร่วมของพวกเขา และเจ้าหน้าที่ความขัดแย้งมีอำนาจและความเป็นอิสระในระดับเพียงพอเพื่อดำเนินการตามความรับผิดชอบได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คณะกรรมการของบริษัทจะต้อง:
- มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ในการดำเนินการตามนโยบาย ขั้นตอน และการจัดการเพื่อระบุ การจัดการ และการติดตามผลประโยชน์ทับซ้อนอย่างต่อเนื่อง ใช้มุมมองแบบองค์รวมเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถระบุความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นและเกิดขึ้นภายในและระหว่างสายธุรกิจ และเพื่อให้แน่ใจว่ามีการตัดสินอย่างรอบรู้โดยคำนึงถึงสาระสำคัญ
- สร้างความตระหนักรู้และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบุคคลที่เกี่ยวข้องโดยจัดให้มีการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอ (รวมถึงผู้รับเหมาและพนักงานของผู้ให้บริการบุคคลที่สาม) ทั้งในการปฐมนิเทศและในรูปแบบของการฝึกอบรมเพื่อทบทวนความรู้ การสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับนโยบาย ขั้นตอน และความคาดหวัง การตระหนักถึงขั้นตอนความขัดแย้งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทบทวน/ประเมินผลการปฏิบัติงาน และมีการแบ่งปันแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดทั่วทั้งบริษัท
- สนับสนุนระบบและการควบคุมที่แข็งแกร่งและการทบทวนอย่างสม่ำเสมอที่มีประสิทธิผลเพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์และการควบคุมที่ใช้ในการจัดการและลดความเสี่ยงยังคงเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ และจะมีการออกคำเตือนและการเปิดเผยที่เหมาะสมแก่ลูกค้าตามความจำเป็น
- ใช้ข้อมูลการบริหารจัดการเพื่อให้ทันต่อเหตุการณ์และข่าวสารอย่างเพียงพอ และ
- สนับสนุนการทบทวนกระบวนการและขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างเป็นอิสระ
บุคคลจะต้องระบุความขัดแย้งทางผลประโยชน์ใหม่ที่เกิดขึ้นจากกิจกรรม/บริการที่พวกเขาดำเนินการ และมีส่วนร่วมในกระบวนการแจ้งผู้บริหารสายงานเมื่อระบุความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น
บริษัทสนับสนุนให้ลูกค้าตรวจสอบนโยบายความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของลูกค้าเป็นระยะๆ เพื่อให้พวกเขาทราบอยู่เสมอว่าข้อมูลใดที่บริษัทเก็บรวบรวม วิธีการใช้งาน และผู้ที่อาจเปิดเผยข้อมูลนั้นตามข้อกำหนดของนโยบายนี้
4.6. การแก้ไขนโยบายและข้อมูลเพิ่มเติม
บริษัทขอสงวนสิทธิ์ในการทบทวนและ/หรือแก้ไขนโยบายและการจัดการเมื่อใดก็ตามที่เห็นว่าเหมาะสมตามเงื่อนไขของข้อตกลงลูกค้าระหว่างบริษัทและลูกค้า
ความยืดหยุ่นนี้มีความสำคัญสำหรับการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ สภาวะตลาด หรือความต้องการในการดำเนินงานภายใน ด้วยการรักษาสิทธิ์ในการทบทวนและแก้ไขนโยบาย บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ายังคงปฏิบัติตามกฎหมายหรือข้อบังคับใหม่ จัดการความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพ และปรับกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
